La tecnología ahora, un nuevo impulso en el cambio empresarial
Muchas son las herramientas tecnológicas a nuestro servicio para llevar a cabo la transformación digital en el mundo empresarial, pero en muchos procesos las empresas se resisten al cambio, siguen realizando los procedimientos conforme a los usos y costumbres, temiendo y teniendo la incertidumbre de que se escapa al control, algunas situaciones.
Con esta pandemia muchas personas han aprendido a usar aplicaciones de comunicación para realizar llamadas por video, a tramitar documentación con certificados electrónicos, y a relacionarnos con las administraciones públicas, ya que éstas han permanecido cerradas.
Este es el momento para terminar nuestros procesos de digitalización y supresión del papel. Nos damos cuenta que hay archivos que permanecen con documentación que a lo largo de los años ya no nos sirve de nada, pero siguen alimentado un espacio en nuestras empresas.
Utilizar la tecnología en nuestro beneficios nos agiliza el día a día, saber que todo cuantos documentos poseemos, podemos manejarlos desde nuestros teléfonos móviles, es algo que cuando te acostumbras a ello, llega a ser un auténtico tesoro. Desde hace tiempo nosotros ya facilitamos a nuestros clientes herramientas tecnológicas que desde el móvil u ordenador se pueden escanear y enviar documentos en pdf, envío de facturas para contabilidad, acceso a documentación en Drive, Dropbox.
Las nóminas de los trabajadores, cuando su pago se realiza por banco no es necesaria su firma, imprimir esos documentos es almacenar de nuevo papel, mientras que si se envía al propio trabajador mediante mail, éste puede ir almacenando sus documentos.
La firma de contratos que ni siquiera hay que imprimir mediante los procesos de firma electrónica, sin necesidad de estar presentes ambas partes, y así sucesivamente, debemos revisar cada puesto de trabajo, cada persona los procesos que realiza y aprovechar para restructurar y dar el último impulso, para ahorrar dinero y contribuir con un gesto de protección con nuestro medio ambiente.
José María Quintanar Isasi
